Was Unternehmen bei der Arbeitszeiterfassung beachten müssen
Die Arbeitswelt befindet sich im stetigen Wandel, und mit ihr ändern sich auch die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen. Ein besonders signifikantes Beispiel dafür ist die Arbeitszeiterfassung, die zunehmend in den Fokus von Gesetzgebern und Gerichten rückt. Mit einem richtungsweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022, das sich auf ein früheres Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) stützt, stehen deutsche Unternehmen nun vor neuen Herausforderungen. Die systematische Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter wird zur verpflichtenden Norm in nahezu allen Branchen.
Arbeitszeiterfassung ©iStockphoto/Ralf Geithe
Diese Rechtsprechung änderte die Ausgangslage
In Deutschland hat sich die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit wesentlich gewandelt. Früher war es üblich, lediglich Überstunden und Arbeit an Sonntagen zu erfassen. Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 markiert jedoch einen Wandel: Nun ist es erforderlich, die komplette Arbeitszeit systematisch zu dokumentieren. Inken Gallner, die Präsidentin des Bundesarbeitsgerichts, weist auf die Notwendigkeit dieser Maßnahme hin. Sie basiert auf einer Interpretation des deutschen Arbeitsschutzgesetzes, die durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 – bekannt als das Stechuhr-Urteil – beeinflusst wurde.
Das Stechuhr-Urteil des EuGH zielt darauf ab, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und übermäßige Arbeitsbelastungen zu vermeiden. Diese Entscheidung stützt sich auf die Europäische Grundrechtecharta und betont das Recht der Arbeitnehmer auf gesunde Arbeitsbedingungen. Hierzu gehört auch das Recht, die Arbeitszeiten zu begrenzen und Pausen zu gewährleisten.
Es reicht nicht aus, dass Unternehmen lediglich ein System zur Zeiterfassung bereitstellen. Sie müssen sicherstellen, dass dieses System auch aktiv genutzt wird. Mit Blick auf die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt lassen sich die gerichtlichen Vorgaben durch bestehende Softwarelösungen problemlos und gesetzeskonform umsetzen. Der Umfang der Zeiterfassungsdokumentation sowie die Softwarefunktionen können je nach Anbieter auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Die Pflichten von Unternehmen im Überblick
Das derzeit geltende Arbeitszeitgesetz in Deutschland schreibt Arbeitgebern vor, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten, die über acht Stunden an Werktagen hinausgeht, sowie die komplette Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen zu dokumentieren. Es stehen noch konkrete Richtlinien zur Gestaltung dieser Dokumentation aus. Für eine effektive Überwachung der maximalen Arbeitszeiten und der vorgeschriebenen Ruhepausen ist es jedoch erforderlich, dass Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters genau erfassen. Diese Aufzeichnungen müssen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt und auf Anfrage der zuständigen Behörden vorgelegt oder zur Einsicht bereitgestellt werden.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen Entwurf präsentiert, der darauf abzielt, eindeutige Richtlinien für die Dokumentation der Arbeitszeiten festzulegen. Dieser Entwurf beinhaltet Änderungsvorschläge für das Arbeitszeitgesetz und das Jugendarbeitsschutzgesetz. Der Vorschlag wird derzeit laut Angaben des zuständigen Ministeriums innerhalb der Regierung diskutiert und abgestimmt.
Was der Referentenentwurf vorsieht
Der vorliegende Entwurf zur Arbeitszeiterfassung verlangt von Arbeitgebern, dass sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter am selben Tag elektronisch festhalten. Es wird keine spezifische Technik für die elektronische Zeiterfassung vorgeschrieben, womit verschiedene digitale Methoden anwendbar sind. Dazu gehören etwa gängige Zeiterfassungssysteme, Apps für Mobiltelefone oder klassische Tabellenkalkulationssoftware. Wichtig ist, dass nach diesem Entwurf eine nachträgliche Digitalisierung manueller Aufzeichnungen, wie das Scannen von handschriftlichen Notizen, nicht als gültige Methode gilt.
Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung sind vorgesehen. Kleine Unternehmen mit höchstens zehn Mitarbeitern, Arbeitgeber, die Hauspersonal in Privathaushalten beschäftigen, sowie ausländische Firmen ohne deutsche Niederlassung, die maximal zehn Mitarbeiter nach Deutschland entsenden, fallen nicht unter diese Regelung.
