VoIP, Arbeitszeiterfassung und Co. – wie Unternehmen Homeoffice effizienter gestalten können

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich das Arbeiten im Homeoffice für viele Unternehmen als unverzichtbar erwiesen. Doch auch ohne die Krise bietet das flexible Arbeiten von zu Hause aus zahlreiche Vorteile, wie eine bessere Work-Life-Balance und eine höhere Produktivität. Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren gleichermaßen von dieser Entwicklung.

Homeoffice ©iStockphoto/Antonio_Diaz

Um diese Vorteile zu nutzen und das Homeoffice effizienter zu gestalten, gibt es jedoch einige wichtige Aspekte zu beachten. Wie gelingt die Kommunikation, wenn das Team vollständig verstreut ist und wie setzen Unternehmen das neu erlassene Gesetz zur Arbeitszeiterfassung durch? In diesem Artikel beantworten wir nicht nur diese Fragen, sondern betrachten auch weitere Möglichkeiten, wie Unternehmen das Beste aus der digitalen Arbeitsform herausholen können.

Transparenz durch Arbeitszeiterfassung

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit von Homeoffice-Mitarbeitern erfassen müssen, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Denn im Homeoffice sind viele zu einem Modell der Vertrauensarbeitszeit übergegangen und müssen nun zurückrudern. Digitale Stempelsysteme sind in Büros nicht unüblich, aber wie kann man die Arbeitszeit von Mitarbeitern im Homeoffice erfassen?

Eine Lösung stellt der Einsatz einer Zeiterfassung Software dar. Ob per App, durch einen QR-Code oder durch das Stempeln am Computer – die Software ermöglicht es, sowohl im Büro, als auch Zuhause, die Arbeitszeit zu erfassen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Das Unternehmen, aber auch die Teams können je nach Einstellung verschiedene Analysen und Übersichten erhalten. Mit diesen können Sie Rückschlüsse ziehen, um die Arbeitszeit effektiver zu gestalten und Engpässe im Team frühzeitig zu erkennen.

Dabei bietet der Einsatz einer HR-Software noch mehr Möglichkeiten und Vorteile. Durch die Urlaubsverwaltung lassen sich Abwesenheiten leicht verwalten und transparent darstellen. Das erleichtert die Planung und Organisation von Projekten sowie die Urlaubsplanung der Mitarbeiter.

VoIP: die richtige Technologie für Homeoffice

Durch VoIP können Mitarbeiter in verschiedenen Standorten miteinander kommunizieren und so auch im Homeoffice miteinander verbunden bleiben. Aber auch Dienstreisen können so auf ein notwendiges Minimum reduziert werden. Denn VoIP Anwendungen ermöglichen es Unternehmen nicht nur die Kosten für Reisen und Tagungsräume zu reduzieren, sondern auch Entscheidungsfindungsprozesse zu beschleunigen. Eine Abstimmung per Videokonferenz ist etwas leichter zu organisieren, als einen Termin mit allen Beteiligten an einem bestimmten Ort zu organisieren.

Außerdem gibt es viele Funktionen wie automatische Weiterleitungen, mit deren Hilfe Unternehmen ihr Homeoffice noch effizienter gestalten können.

Kollaborationstools für effiziente Arbeit in Teams

Kollaborationstools ermöglichen es Teams, trotz räumlicher Distanz zusammenzuarbeiten und Projekte gemeinsam zu bearbeiten. Dabei gibt es zahlreiche Tools, die unterschiedliche Funktionen bieten.

Ein Beispiel dafür ist Slack. Mit dieser Plattform können Teams in Echtzeit miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Auch das Teilen von Dateien und das Erstellen von Aufgabenlisten ist möglich. Eine weitere Möglichkeit ist Microsoft Teams, das ähnliche Funktionen bietet, auch für Videokonferenzen genutzt und nahtlos in andere Microsoft-Produkte integriert werden kann.

Für die Zusammenarbeit an Dokumenten eignen sich Google Docs oder Microsoft Office 365. Hier können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument oder in einer Tabelle arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen. Der Vorteil: Die Dateien müssen nicht per E-Mail hin und her gesendet werden und es kursieren nicht unterschiedliche Versionen.

Fazit – mit der Digitalisierung gehen

Es ist offensichtlich, dass die Digitalisierung eine große Rolle beim effizienten Gestalten von Homeoffice spielt. Moderne Technologien ermöglichen es Unternehmen, flexible Arbeitsumgebungen zu schaffen, die sich an die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter anpassen lassen. Durch den Einsatz von digitaler Kommunikation und Zusammenarbeit können Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig die Kosten senken – eine Chance, die viele Vorteile bereithält!